Contexte

Dans le passé, le BSIF n'évaluait précisément les administrateurs et les dirigeants qu'au moment d'une première demande de permis. Toutefois, au cours des dernières années, le Comité de Bâle sur le contrôle bancaire, l'Association internationale des contrôleurs d'assurance et le Groupe d'action financière international ont tous publié des recommandations ou des principes selon lesquels les autorités de réglementation ou les membres locaux compétents devraient, dans le cadre de leur fonction prudentielle, évaluer les administrateurs et les dirigeants d'institutions financières sur le plan du savoir faire et de l'intégrité. La ligne directrice a donc été rédigée par le BSIF en réponse à ces publications et constitue le mécanisme par l'entremise duquel il cherche à réduire l'exposition des entités réglementées au risque d'atteinte à la réputation et aux autres risques prudentiels en déterminant les exigences minimales relatives à l'évaluation de la qualification et de l'intégrité des administrateurs et dirigeants. La promulgation de la ligne directrice rend les pratiques du BSIF conformes à celles appliquées dans d'autres dispositifs de surveillance internationaux comparables et fait en sorte que le BSIF satisfasse aux normes minimales énoncées par ces groupes internationaux. Elle devrait aider les sociétés qui tentent de faire approuver leurs demandes de permis et d'acquisitions dans des pays où l'autorité de réglementation locale tient compte, dans le cadre de son processus de prise de décision, du régime du BSIF, en sa qualité d'« organisme de réglementation du pays d'attache » (de son côté, le BSIF tient également compte du régime du pays en cause lorsqu'il examine des demandes provenant d'un demandeur étranger).

La ligne directrice a été profondément remaniée au fil d'un certain nombre de versions, dans lesquelles on a tenu compte des commentaires reçus de plusieurs associations sectorielles, y compris le Bureau d'assurance du Canada et l'Association canadienne des compagnies d'assurances de personnes.

Nature de la ligne directrice

La ligne directrice est fondée sur la confiance et reconnaît précisément la responsabilité principale des administrateurs et dirigeants de chaque institution. Elle vise principalement la qualification (expérience et savoir faire) et l'intégrité (comportement) et, comme le veut la tendance, elle est aussi axée sur les principes, puisqu'il s'agit d'un recueil de principes visant à aider les entités réglementées à établir des politiques et des procédures. La ligne directrice précise les attentes quant aux aspects fondamentaux de la politique requise sur l'évaluation des antécédents, au lieu de stipuler des procédures obligatoires précises. Elle met l'accent sur la flexibilité qu'ont les entités réglementées pour élaborer leurs propres politiques et procédures en fonction des circonstances qui leur sont propres (compte tenu de la nature de leurs activités, de leur taille, de leur complexité, de leur situation géographique, de leur profil de risque, de leur structure et de la forme de leur propriété). Fait important, la ligne directrice ne s'applique pas aux sociétés d'assurance ni aux succursales qui ont interrompu leurs activités, étant donné que sa portée est circonscrite aux sociétés ou aux succursales visées par une ordonnance qui ne se limite pas à l'administration des polices en vigueur.

Quelles sont les exigences?

Chaque entité doit élaborer une politique écrite (la « politique ») pour évaluer la qualification et l'intégrité de ses responsables (au sens de la ligne directrice). La politique doit elle même être approuvée par le conseil ou, dans le cas d'une succursale, par l'agent principal.

Qui est assujetti?

Aux termes de la ligne directrice, chaque entité réglementée doit désigner ses propres responsables, et le conseil ou l'agent principal doit en approuver la liste. Les responsables, en tant que catégorie, comprennent les administrateurs, agents principaux et dirigeants de l'organisme (c. à d. toute personne dont l'entité considère qu'elle joue un important rôle de gestion dans l'entité, notamment le chef de la direction, le chef des services financiers ou tout autre dirigeant qui relève directement du conseil ou du chef de la direction).

Certaines dispositions transitoires de la ligne directrice dispensent les titulaires actuels de contrats de travail de l'obligation d'être évalués immédiatement si leur contrat de travail empêche l'entité réglementée d'effectuer l'évaluation requise. Dans ce cas, les dispositions transitoires s'appliquent jusqu'à ce que le contrat soit modifié ou renouvelé ou jusqu'à ce que les attributions du responsable en cause changent.

Pour les personnes qui sont responsables d'au moins deux entités réglementées faisant partie du même groupe, une seule évaluation est requise. En outre, les responsables de la filiale d'une entité réglementée sont dispensés des exigences d'évaluation si la gestion de la filiale est dirigée par les responsables de l'entité mère réglementée.

À quel moment doit-on effectuer les évaluations?

La ligne directrice stipule que les évaluations initiales des responsables actuels doivent être effectuées une fois la politique appliquée (soit au plus tard le 31 janvier 2009). Officieusement, le BSIF encourage les entités à réaliser les évaluations initiales d'ici le 31 janvier 2009. Toutefois, le BSIF a officieusement précisé que si une société avait par exemple effectué en 2007, pour ses propres besoins, une évaluation des antécédents qui satisfait aux exigences en matière d'évaluation initiale prévues par la ligne directrice et que la politique adoptée par la société en 2008 exigeait qu'une nouvelle évaluation soit effectuée tous les cinq ans, alors la société ne serait tenue de faire la nouvelle évaluation qu'en 2012, plutôt que d'ici le 31 janvier 2009.

Les évaluations doivent être effectuées avant que les personnes soient nommées à un poste de responsabilité, à moins qu'il ne soit imprudent de reporter leur nomination, auquel cas l'évaluation doit être effectuée dès que possible et, en tout cas, dans un certain nombre de jours stipulé dans la politique.

Les évaluations doivent être mises à jour conformément à la politique au moins une fois tous les cinq ans. Les mises à jour doivent uniquement porter sur des éléments de l'évaluation qui varient au fil du temps. Fait important, les entités réglementées peuvent se fier aux attestations que leur fournissent les responsables pour procéder aux évaluations périodiques. Toutefois, on s'attend à ce qu'elles procèdent à une vérification indépendante des casiers judiciaires au moins une fois tous les sept ans. Si, dans l'intervalle, des renseignements défavorables importants au sujet d'un responsable devaient venir à la connaissance d'une entité réglementée, l'entité devrait procéder à d'autres évaluations.

Que doit inclure la politique?

Aux termes de la ligne directrice, la politique doit inclure les pratiques clés à suivre pour effectuer des évaluations. Par exemple, la politique pourrait préciser quand et de quelle manière elle sera divulguée aux responsables et aux candidats souhaitant agir à ce titre ainsi que ce que fait l'entité lorsqu'elle constate qu'un candidat n'a pas la qualification requise ou ne fait pas suffisamment preuve d'intégrité, y compris les procédures à suivre pour transférer la décision aux échelons supérieurs et aviser les candidats intéressés. La ligne directrice précise que, lorsqu'elles rédigeront et mettront en oeuvre la politique, les entités réglementées devront se conformer aux exigences prévues par les lois applicables sur la protection des renseignements personnels et sur l'emploi.

La politique doit également établir des procédures internes décrivant de quelle façon la politique sera mise en oeuvre (les « procédures »). Une fois de plus, à des fins de flexibilité, les procédures peuvent être adaptées à chaque entité réglementée en fonction de sa situation.

On peut désigner une personne ou un groupe au sein de l'entité réglementée pour assumer la responsabilité d'effectuer les évaluations tant que la personne ou le groupe a les qualifications nécessaires et que les procédures leur permettent de faire part aux échelons supérieurs de leurs préoccupations au sujet des résultats de l'évaluation ou de la façon dont les évaluations sont effectuées. La ligne directrice reconnaît que les succursales pourraient être appelées à conclure des ententes avec leur société mère. Les succursales ne sont tenues d'évaluer que les personnes résidant au Canada. Elles doivent néanmoins s'assurer que des procédures appropriées sont en place au sein de la société mère à l'égard des responsables résidant à l'extérieur du Canada. Il est loisible à l'entité réglementée d'impartir une partie, mais non la totalité, des fonctions se rattachant aux évaluations, mais le BSIF s'attend à ce que ce soit une personne compétente oeuvrant au sein de l'entité réglementée qui prenne la décision en dernier lieu. Les procédures elles mêmes doivent indiquer les renseignements à obtenir.

Aux termes de la ligne directrice, on considère que les entités réglementées qui disposent de procédures pour répondre à certaines exigences visant les sociétés ouvertes canadiennes se conforment déjà à celle ci.

La ligne directrice indique que les renseignements à obtenir comprendront, par exemple :

• le casier judiciaire, les dossiers portant sur des sanctions relatives aux opérations sur valeurs mobilières ou des mesures disciplinaires;
• les preuves attestant que le responsable proposé a fait les études requises et possède les compétences, les qualifications et l'expérience voulues (ces preuves devraient probablement déjà avoir été recueillies durant le processus d'embauche);
• une attestation à l'effet que le responsable n'a jamais été tenu responsable en raison d'une action administrative ou financière fautive, d'une fraude ou d'une mauvaise gestion;
• l'assurance que le responsable n'est pas en conflit tel qu'il y aurait un risque important que celui ci ne soit pas en mesure de remplir ses fonctions.
  

L'entité réglementée qui songe à nommer pour la première fois un responsable doit vérifier, si possible, les renseignements par l'entremise de tierces parties sources. Chaque entité doit déterminer les administrations et les instances auxquelles s'adresser et jusqu'où il convient de remonter le temps pour faire les vérifications, selon les antécédents et les particularités du responsable. Si le responsable réside de façon permanente à l'extérieur du Canada, l'entité réglementée devra décider de l'ampleur des évaluations à effectuer dans le territoire de résidence, en supposant qu'elles puissent facilement y être réalisées. Si un responsable qui a déjà été employé à l'extérieur du Canada au sein d'un groupe de sociétés est affecté au poste de responsable d'une entité canadienne ou y est détaché à ce titre par le groupe ou l'entité mère, cela pourrait occasionner des problèmes. En pratique, même si l'entité canadienne pouvait dans les faits effectuer une évaluation relative à un territoire étranger, de quels recours disposerait elle contre sa société mère ou le membre de son groupe pour s'opposer à l'affectation du responsable s'il s'avérait, à l'issue de l'évaluation, que son expérience ou sa qualification était inadéquate?

Le BSIF encourage également les entités réglementées à réaliser des vérifications indépendantes lorsqu'elles ont des motifs de croire à l'insuffisance ou à l'inexactitude d'une attestation. La fréquence à laquelle les vérifications périodiques se font dépend des circonstances propres à chaque entité réglementée et elles portent sur des éléments qui peuvent varier au fil du temps. L'entité réglementée peut se fier aux attestations pour tous les aspects de la mise à jour d'une évaluation, mais on s'attend à ce qu'elle procède à une vérification indépendante des casiers judiciaires. Les entités doivent prévoir la marche à suivre lorsqu'une évaluation donne lieu à un constat défavorable. Encore une fois, la marche à suivre peut être adaptée aux circonstances précises et le BSIF met encore l'accent sur une approche fondée sur les risques et les principes et axée sur ses « attentes » énoncées.

Rôle des administrateurs

Comme il a été indiqué précédemment, le conseil doit approuver la politique et les modifications importantes qui y sont apportées. En outre, il doit prendre les décisions nécessaires lorsqu'il est inopportun pour d'autres personnes oeuvrant au sein de l'entité de prendre une décision et, au besoin, veiller à ce que de telles personnes n'agissent pas à titre de responsables. De plus, le conseil prendra connaissance des préoccupations soulevées par les cadres supérieurs au sujet d'un responsable précis ou de la façon dont la politique est appliquée. Les entités réglementées qui font partie d'un même groupe peuvent charger le conseil de l'une d'entre elles de s'acquitter de leurs obligations au nom de l'ensemble des conseils.

Le BSIF espère que les principes et processus figurant dans la ligne directrice seront adoptés et activement surveillés par les conseils (suivant le principe selon lequel « la direction donne le ton »), plutôt que d'être perçus et traités uniquement comme une autre fonction de conformité du niveau inférieur.

Renseignements à mettre à la disposition du BSIF

La politique, les procédures et les renseignements qui découlent des évaluations effectuées doivent être conservés pendant le délai raisonnable prévu dans la politique, et le BSIF doit pouvoir les examiner sur demande. Le fait que les entités réglementées ne soient pas tenues de les soumettre de façon proactive au BSIF constitue toutefois un changement par rapport à la première version de la ligne directrice, qui exigeait la soumission de certains renseignements au BSIF.

Mise en oeuvre

Comme il a été indiqué précédemment, les entités doivent se conformer à la ligne directrice d'ici le 31 janvier 2009. Le BSIF a indiqué qu'il entreprendrait un examen ciblé unique des politiques et procédures des entités après leur mise en oeuvre.